Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Immova GmbH (in Gründung), vertreten durch Fabian Beckmann

Anschrift

c/o Fabian Beckmann · Frankfurt am Main · Deutschland

E-Mail

datenschutz@immova.ai

Datenschutzbeauftragter

Wird bestellt, sobald die Schwellenwerte des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG erreicht werden. Kontakt vorerst über datenschutz@immova.ai.

Sämtliche personenbezogenen Daten werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet. Wir betreiben unsere Infrastruktur auf der Google Cloud Platform in der Region europe-west3 (Frankfurt am Main, Deutschland):

• Anwendungs-Server (Cloud Run v2) und Datenbank (AlloyDB) — europe-west3
• Objektspeicher (Cloud Storage) mit Standortbindung „europe-west3“
• Backups verschlüsselt mit kundenkontrollierten Schlüsseln (CMEK)
• Cloud-Provider: Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland

Mit dem Cloud-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln 2021/914.

Wenn Sie das Demo-Formular nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Geschäfts-E-Mail, Unternehmen, Anzahl Einheiten, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO

Speicherdauer

Bis zu 24 Monate nach letztem Kontakt; Vertrags­daten gemäß HGB/AO bis zu 10 Jahre

Empfänger

Auftragsverarbeiter (E-Mail-Versand, CRM, Hosting)

Innerhalb der Plattform verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung des Verwaltermandats bzw. SaaS-Vertrags (Stammdaten, Mietverträge, Nebenkostendaten, Kommunikation, Belege).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c (gesetzliche Pflichten — HGB, AO, WEG, GoBD), lit. f (berechtigte Interessen)

Empfänger

Mandanten-Verwalter, Beirat, Steuerberater, Behörden (im erforderlichen Umfang)

Speicherdauer

Vertragslaufzeit; gesetzliche Aufbewahrung bis zu 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

Immova betreibt acht spezialisierte KI-Agenten (Zentrale, Post, Hausmeister, Werkstatt, Kasse, Archiv, Fristen, Hotline) sowie einen mehrsprachigen Voice-Agent. Wir nutzen Google Cloud Vertex AI mit Gemini 2.5 Flash und Gemini 2.5 Pro, ausschließlich in der Region europe-west3.

• Vor jedem Aufruf werden direkt identifizierende Daten (IBAN, Geburtsdatum, Telefonnummern, Anschriften) via Google Cloud DLP API maskiert. Die Modelle sehen nur den minimal nötigen Kontext.
• Trainingsausschluss vertraglich zugesichert: Anfragen werden nicht zur Modell-Verbesserung durch den Anbieter verwendet (Vertex-Datenverarbeitungs-Anhang).
• Jede automatisierte Aktion wird in einem manipulationssicheren Audit-Log dokumentiert (Art. 22 DSGVO — Recht auf menschliche Überprüfung bei rechtsrelevanten Entscheidungen).
• Voice-Audio wird ausschließlich für die laufende Konversation in Arbeitsspeicher gehalten und nach Abschluss innerhalb von 24 Stunden gelöscht; Transkripte verbleiben in Ihrem Mandanten-Datenbestand.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei besonders kritischen Aktionen (Geld-Transaktionen, externe Kommunikation) gilt zwingend ein Human-in-the-Loop: ein Mensch gibt frei.

Eine planmäßige Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Die Vertex-AI- Anfragen werden in europe-west3 verarbeitet. Sollten Subdienstleister ausnahmsweise auf Daten in einem Drittland zugreifen müssen (z. B. Support- Eskalation durch Google LLC, USA), erfolgt dies ausschließlich auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln 2021/914 sowie zusätzlicher technischer Garantien (Verschlüsselung, CMEK).

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter (Stand: Mai 2026) ein:

• Google Cloud EMEA Limited (Hosting, Vertex AI, DLP, Pub/Sub, Cloud Storage) — Dublin, Irland
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungsabwicklung S2/S3) — Dublin, Irland
• Postmark / Mailgun (transaktionale E-Mails) — EU-Region
• Twilio / Sinch (SMS, Voice-Telefonie) — EU-Region
• Sentry (Error-Reporting) — EU-Region (saas.sentry.io/europe)

Die Liste wird quartalsweise aktualisiert und auf Anfrage in Form einer aktuellen Subunternehmer-Liste bereitgestellt.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — wir bieten ein automatisiertes Auskunftspaket im Portal an.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — strukturiert und maschinenlesbar.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Wiesbaden).
• Recht auf menschliche Überprüfung bei automatisierten Entscheidungen (Art. 22 DSGVO).

Anfragen richten Sie bitte an datenschutz@immova.ai. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Die Bereitstellung Ihrer Stamm-, Vertrags- und Kontaktdaten ist für die Vertragserfüllung erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht durchführen.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungstätigkeiten ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite mit Datum der letzten Aktualisierung.